ANÁLISIS DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN EN 5 ETAPAS

0 GENERALIDADES

Para realizar los análisis de contexto, así como para dar seguimiento permanente a los aspectos significativos del entorno que impactan la misión y la estrategia de la organización, es necesario definir, consultar y/o revisar los siguientes aspectos:

• términos y definiciones  aplicables;
• documentos de referencia aplicables, 
• secuencia /diagrama de flujo/ del proceso;
• frecuencia regular de los análisis del contexto en la organización. 

0.1 Definiciones necesarias

Contexto de la organización: Combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.

Concepto definido en NC ISO 9000:2015, punto 3.2.2).

Partes interesadas: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o una actividad.

Ejemplo: Clientes, propietarios, personas de una organización, proveedores, banca, legisladores, sindicatos, socios o sociedad en general que pueden incluir competidores o grupos de presión con intereses opuestos.

Concepto definido en NC ISO 9000:2015, punto 3.2.3).

Equipo de Análisis del Contexto (EAC): Equipo presidido por el Director General de la organización y los responsables de los procesos, incluidos especialistas de: Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, Control Interno y otros. La misión de este equipo es revisar anualmente y de manera extraordinaria, ante cambios significativos del entorno, el contexto de la organización.

La composición específica del EAC por cada sesión anual o extraordinaria se definirá por el Comité de Dirección mediante acuerdo.

Comité de Dirección: Órgano de dirección colectiva de una organización compuesto por sus principales directivos, que se reúne con determinada periodicidad para colegiar y aprobar estrategias, objetivos y programas, dar seguimiento al cumplimiento de éstos y tomar las decisiones más importantes concernientes a la organización

0.2 Referencias

• ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
• ISO 9000: 2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
• ISO/TS 9002:2016 Quality management systems — Guidelines for the application of ISO 9001:2015
• ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión Ambiental ― Requisitos con orientación para su uso.
• ISO/DIS 45001 Occupational health and safety management systems - Requirements with guidance for use.
• PAS 99:2012 Specification of common management system requirements as a framework for integration 
• Formación Virtual Lteam, https://www.linkedin.com/company-beta/15168464/?pathWildcard=15168464                      

0.3 Diagrama de flujo del proceso

En la siguiente figura se representa esquemáticamente la secuencia de implementación para el análisis del contexto de la organización en 5 etapas. 

0.4 Frecuencia de realización de los análisis de contexto

El análisis del contexto se realizará:

• periódicamente (una vez al año, preferiblemente durante los meses de noviembre-diciembre del año en curso, pudiendo extenderse a enero del año próximo); y
• de manera extraordinaria ante cualquier cambio significativo que se observe en el entorno, que amerite un re-análisis del contexto (ver punto 5).

DESARROLLO

1. Determinación de las cuestiones externas.

El EAC deberá determinar las cuestiones y aspectos externos que impactan la misión y la dirección estratégica de la organización, auxiliándose para ello del formato definido en la Tabla 1, la cual contribuye a la organización y el registro de la información. 

Para el llenado de las dos primeras columnas de la Tabla 1 pueden ayudar, sin limitarse a ellos, los requisitos y orientaciones definidos en los documentos indicados en el acápite 0.2 Referencias, especialmente la especificación técnica ISO/TS 9002:2015, acápite 4.1 a), en donde se establecen los siguientes ejemplos para las cuestiones y aspectos externos:  

• Factores económicos: tipos de cambio monetario, situación económica, pronóstico de inflación, disponibilidad de crédito;
• Factores sociales: tasas de desempleo locales, percepción de seguridad, niveles de educación, días festivos y días laborables;
• Factores políticos: estabilidad política, inversiones públicas, la infraestructura local, los acuerdos comerciales internacionales;
• Factores tecnológicos: tecnología, materiales y equipos del nuevo sector, expiraciones de patentes, código de ética profesional;
• Factores de mercado: la competencia, incluida la cuota de mercado de la organización, productos o servicios similares, tendencias de los líderes de mercado, tendencias de crecimiento de los clientes, estabilidad del mercado, relaciones en la cadena de suministro;
• Factores legales: reglamentos relacionados con la industria, incluido los reglamentos sindicales.

La evaluación del impacto se hará por el EAC asignando un valor del 1 al 10, tal y como aparece en la parte central del formato Tabla 1, la cual definirá si el aspecto constituye una Amenaza o una Oportunidad del entorno. Se deberá argumentar en la última columna la razón por la cual se asigna tal evaluación.

2. Determinación de las cuestiones internas.

De manera similar a los expresado en el punto anterior, el EAC deberá determinar las cuestiones y aspectos internos que impactan la misión y la dirección estratégica de la organización, auxiliándose para ello del formato definido en la Tabla 2, la cual contribuye a la organización y el registro de la información.

Para el llenado de las dos primeras columnas de la Tabla 2 pueden ayudar, sin limitarse a ellos, los requisitos y orientaciones definidos en los documentos indicados en el acápite 0.2 Referencias, especialmente la especificación técnica ISO/TS 9002:2015, acápite 4.1 b), en donde se establecen los siguientes ejemplos para las cuestiones y aspectos internos:   

• Desempeño global de la organización
• Factores relacionados con los recursos: infraestructura, ambiente para el funcionamiento de los procesos;
• Aspectos humanos: competencia de las personas, comportamiento y cultura organizacional, relaciones con el sindicato;
• Factores operacionales: capacidad de los procesos productivos y de la prestación de servicios, desempeño del sistema de gestión de la calidad, seguimiento de la satisfacción del cliente;
• Gobernanza de la organización: normas, reglas y procedimientos para la toma de decisiones, estructura organizativa
  

La evaluación del impacto se hará por el EAC asignando un valor del 1 al 10, tal y como aparece en la parte central del formato Tabla 2, lo cual definirá si el aspecto constituye una Debilidad o una Fortaleza de la organización. Se deberá argumentar en la última columna la razón por la cual se asigna tal evaluación.

3. Determinación de las partes interesadas y sus requisitos pertinentes.

Es parte del análisis del contexto identificar las partes interesadas de la organización, así como sus necesidades y expectativas (incluidos los requisitos), para ello el EAC se auxiliará del modelo Tabla 3. Por cada parte interesada se determinarán sus necesidades y expectativas (requisitos).

 4. Salidas del análisis del contexto como entradas de otros procesos.

Todos los resultados de los análisis de contexto: Amenazas, Oportunidades, Debilidades, Fortalezas y los Requisitos de las Partes Interesadas, una vez revisados y aprobadas por el Comité de Dirección, se utilizan como entradas para:

• Definir y/o actualizar la planeación estratégica de la organización: Matriz DAFO, Visión, Misión, Objetivos estratégicos, estrategias, etc;
• Definir y/o actualizar el alcance del sistema de gestión, por ejemplo para integrar nuevos modelos internacionales de sistemas de gestión y/o para hacer cambios en el mapa de procesos, etc.
• Determinar y/o actualizar los riesgos y oportunidades a los cuales está expuesta la organización, con la correspondiente secuencia para su adecuada gestión.

5. Seguimiento y revisión del contexto

Independientemente a los análisis anuales del contexto, los miembros del EAC participantes en la  última sesión anual o extraordinaria del análisis del contexto deberán estar atentos a los cambios del entorno, para cuando proceda, alertar o proponer a la dirección de la organización sobre la   Necesidad de realizar un nuevo análisis extraordinario del contexto, lo cual deberá ser colegiado en el Comité de Dirección y en ese marco tomar las decisiones pertinentes. Si la decisión fuera realizar un nuevo análisis, se emite en ese caso el acuerdo del Comité de Dirección correspondiente.